Você que acompanha o blog a mais tempo, sabe o quanto eu recomendo o uso do Excel. A maioria dos trabalhos na indústria de alimentos (banco de dados, formulações, documentação) pode ser otimizada usando uma planilha. E como o foco aqui é aumentar a produtividade, precisamos falar sobre alguns atalhos do Excel que podem facilitar ainda mais sua rotina.
Quando digo atalhos, não são aquelas fórmulas prontas que já te entregam o resultado mastigado, a ponto de você nem precisar saber o que está fazendo. Não sou fã deste tipo de atalho, que pula etapas.
Toda vez que cortamos um caminho nesse sentido, perdemos a oportunidade de aprender, ou seja, nos tornamos dependentes do atalho.
Neste artigo quero mostrar formas mais eficientes de fazer aquilo que você já faz, para que você possa apertar menos botões, dar menos cliques e economizar vários segundos ao longo do dia. Chega de enrolação. Vamos a eles.
Digitar em várias células ao mesmo tempo
Quando você precisa colocar o mesmo valor ou texto em várias células, o que você faz? Digita em uma célula, depois arrasta ou copia e cola o que acabou de digitar nas outras células, certo? Ok, isso é aceitável.
Mas sei que tem gente que ainda digita em cada uma das células o mesmo valor. Isso até funciona para 3 ou 5 células. Digitar em 10 ou mais já é um trabalhão.
Felizmente existe um método muito fácil de fazer isso.
Selecione todas as células onde você precisa colocar o valor. Digite o que precisa e agora use o atalho Ctrl + Enter. Veja a mágica acontecer.
Apenas tome cuidado para não selecionar uma linha ou coluna inteira. Pois isso vai fazer o Excel colar o valor em mais de 15.000 células ao mesmo tempo, e isso pode travar seu computador.
Navegação rápida
Este atalho é para quem trabalha com planilhas maiores, que não cabem na tela. Quando você precisa ir ao final ou ao início da tabela, o mais comum é pegar o mouse e movimentar a barrinha, ou usar o botão de rolagem do próprio mouse.
Mas existe um atalho para isto também. Você já sabe que pode se mover pelas células com as teclas do mouse. Porém, para mover direto para o inicio ou final, utilize o atalho Ctrl + Seta (Cima, Baixo, Esquerda ou Direita).
Isso é bem útil quando estamos trabalhando com dados muito extensos.
Pode acontecer de você, por acidente, ir parar no limite da planilha (Na linha 1048576 ou na coluna XFD), pois quando não existem dados, o atalho leva para a última célula. Se acontecer, não entre em pânico, pressione Ctrl + Cima ou Ctrl + Esquerda e volte para o início da planilha.
Seleção rápida
Os atalhos de navegação podem ser combinados com a tecla Shift para fazer uma seleção rápida. Geralmente quando queremos fazer esta seleção, arrastamos com o mouse sem soltar. O que muita gente não sabe é que podemos fazer isso usando o atalho Ctrl + Shift + Seta.
E podemos ir além. Se você precisar selecionar a tabela inteira com o que aprendeu agora, poderia clicar na primeira célula, depois usar Ctrl + Shift + Baixo e Ctrl + Shift + Direita, em sequência, e pronto, tudo selecionado. Mas até para isso existe um atalho: Ctrl + Shift + Espaço.
Essa seleção é muito útil para quando precisamos formatar a tabela toda.
A única atenção que devemos ter é para não fazer este atalho fora dos dados, pois assim ele vai selecionar até os limites da planilha.
Opções para linhas e colunas inteiras
Algumas vezes precisamos deletar não apenas alguns dados, mas sim a coluna ou a linha inteira. A maioria das pessoas clica na linha (ou coluna), depois vai nas opções do Excel ou no clique com o botão direito e clica em Excluir.
Não é algo difícil. O mesmo vale para inserir algo novo. Seleciona, depois clica em Inserir.
Pois bem, até para isso existe um atalho. Primeiro, para selecionar a linha inteira, você pode usar Shift + Espaço. Se quiser selecionar a coluna inteira, Ctrl + Espaço.
Agora a mágica: Use Ctrl + “+” para inserir uma linha ou coluna inteira. Ou use Ctrl + “–” se quiser excluir a linha ou coluna.
Só certifique-se de que, ao inserir uma linha ou coluna, nenhuma célula esteja copiada. Quando isso acontece, ele insere a linha inteira colando o dado que foi copiado. Aí é aquele problema de escrever a mesma coisa em trocentas células que pode travar seu computador.
Somando sem esforço
A função mais utilizada no Excel é a SOMA. Não precisamos nem discutir sua utilidade, pois sabemos que ela serve para basicamente tudo dentro da indústria.
A maioria das pessoas que conheço usa a função SOMA, ou seja, clica no botão f(x), e seleciona a função, e depois seleciona o intervalo de células que deseja somar (E esse é apenas o quarto modo mais simples de fazer uma soma, lide com isso).
Se você usa este método, não desanime. Existem jeitos piores de somar no Excel. Conheci pessoas que saiam clicando em cada uma das células, e clicando em +. Se são apenas duas ou três células, ok. Mas já vi pessoas somando 30 células clicando em uma a uma.
Mas existe um modo ainda pior: A pessoa que soma os valores na calculadora e depois digita o resultado no Excel. Dá errado? Não, mas é o cúmulo da perda de tempo.
Bem, chega de falar dos piores métodos. Estamos aqui pra falar dos atalhos. Os desenvolvedores do Excel sabem que a função mais usada em qualquer área é a de soma, por isso eles colocaram um botão de atalho na Página inicial, o botão AutoSoma.
Existe ainda um atalho para este atalho: Alt + “=“. Para usar estes atalhos você só precisa selecionar o intervalo que você quer somar antes.
Se você está atento, ainda falta um outro método mais fácil para somar, mas este só é mais fácil para quem já domina o básico da ferramenta. Então vou deixar para um próximo artigo.
Mas me conte aqui, já conhecia estes atalhos? Essas dicas vão ser úteis para o seu dia-a-dia?
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