Já comentei em várias oportunidades o quanto eu gosto de Excel. Eu uso e recomendo este programa porque ele melhora a nossa capacidade de resolver problemas dentro da indústria. Mas para aproveitar esse benefício é preciso deixar de cometer alguns erros. Erros bem bobos, mas que travam seu desenvolvimento no Excel.
Falando bem a verdade, não é obrigatório ser um usuário avançado em Excel para executar a maioria dos trabalhos na rotina da indústria.
Embora todo computador hoje tenha uma planilha eletrônica, nada impede que você faça seus documentos no Word, suas contas na calculadora e seus gráficos no Paint PowerPoint.
Ainda assim, muitos de nós recorre ao Excel para fazer nossos registros e cálculos mais simples. Só que, mesmo neste uso mais simples, alguns erros impedem que nós tenhamos até mesmo vontade de aprender mais sobre a ferramenta.
Se você acha o Excel complicado de usar, talvez você cometa algum dos erros que separei neste artigo. Vamos entendê-los.
Existe um jeito certo de usar o Excel?
Como tutor de Excel para profissionais da indústria de alimentos, eu observo como meus nobres colegas usam a ferramenta no dia-a-dia. Com aquele olhar bem crítico de jurado do MasterChef (Brincadeira!).
E tenho visto que as pessoas se viram relativamente bem. Sabem algumas fórmulas, fazer umas formatações aqui e ali e no geral a coisa fica organizada e apresentável.
Elas sabem criar Check-lists, registros, relatórios, organizar um PDCA e até calcular tabelas nutricionais no programa. E a grande maioria dessas pessoas sequer fizeram um curso introdutório sobre a ferramenta.
Você mesmo que está lendo, pode adorar o Excel e conseguir usá-lo de várias maneiras. Isso pode te levar a acreditar que não existe jeito certo de usar o Excel. Afinal dá pra fazer de tudo ali.
De fato, não existe um único jeito certo de usar o Excel. Mas existe UMA maneira errada de usar.
O erro primário!
O que chamo de erro primário é na verdade um erro de conceito: Usar o Excel como uma tabela e não como uma planilha.
Como assim? O Excel não é uma tabela?
“- Não!”
O Excel é uma planilha eletrônica. Ele pode ser usado sim como tabela, mas isso é limitar todo o potencial da ferramenta.
Uma tabela é algo que você pode fazer no seu caderno. É uma forma de apresentar os dados. Já uma planilha eletrônica é uma organização lógica baseada em referência. Não é possível reproduzir uma planilha dessas fora da computação.
O problema com esse erro é que é até difícil perceber quando estamos cometendo ele. Afinal sempre acreditamos que estamos usando o Excel como uma planilha. Mas para não deixar dúvidas, deixo o exemplo visual abaixo:
Perceba que a tabela é apenas uma forma de organização. Ela não te ajuda em nada além de organizar as informações. Já o uso como planilha permite que os resultados sejam aplicados em tempo real.
Quando usamos o Excel apenas como tabela estamos anulando a principal vantagem da planilha: Otimização do tempo!
O erro da calculadora.
Este segundo erro deriva diretamente do erro primário. Como a pessoa usa o Excel apenas como tabela, ela acaba fazendo os cálculos fora da ferramenta. E isso implica em dois erros:
- Perda de tempo.
- Falta de rastreabilidade de erros.
Toda vez que fazemos uma conta fora da planilha, estamos quebrando o ciclo de cálculos. Isso significa que, caso algum dado mude, eu preciso refazer toda a conta, incluindo a conta à mão.
Com isso, caso eu cometa um erro na minha calculadora, este erro estará no Excel.
Você pode errar esta conta mesmo se estiver digitando no Excel, da mesma forma que na calculadora. Mas daí você pode investigar as células e alterar apenas aquela errada. E toda a conta será recalculada automaticamente.
Para isso, é importante organizar os dados em células separadas. O Excel permite que você faça uma conta direta dentro de uma mesma célula, mas isso só vai eliminar o erro de rastreabilidade.
Porém a perda de tempo continua.
O erro da porcentagem.
Este erro é mais matemático do que próprio do Excel. Mas ele atrapalha muito quem trabalha com alimentos, justamente porque somos profissionais que usamos muito as porcentagens.
Inclusive eu escrevi um artigo inteiro sobre porcentagens, que você pode acessar aqui.
Muitos sabem que o Excel tem um formato de número próprio para porcentagem, mas poucos sabem usá-lo de fato.
O formato de porcentagem no Excel converte um número do formato decimal em porcentagem. Na escola aprendemos a calcular a porcentagem dividindo um número pelo outro e depois multiplicando por 100, para ter o valor em %.
Fazer o mesmo em uma planilha de Excel não é necessário, pois ao clicar no formato de %, ele já faz a multiplicação automática.
E porque isto é um erro?
Porque quando precisamos usar uma porcentagem calculada da forma da escola, precisamos então dividir por 100 para obter o número correto. Perceba que, eu vou multiplicar por 100, mas depois vou dividir por 100.
Um 100 anula o outro.
Se eu tiver que digitar estas contas, aumento o número de passos da meu cálculo. E como o Excel já interpreta a porcentagem da forma correta, se eu faço da forma como uso no caderno, acabado desperdiçando um pouco de tempo.
Outro erro que ocorre por causa do formato é colocar o formato de porcentagem após ter multiplicado por 100. O número mostrado no Excel ficara ainda maior, o que vai gerar confusão.
Nesses casos, ou use o formato, ou multiplique/divida por 100. Os dois ao mesmo tempo não dá certo.
Não trave seu desenvolvimento.
Perceba que estes erros não impedem de usar o Excel, nem mesmo de conseguir trabalhar e entregar resultados. Mas eles acabam travando seu desenvolvimento no Excel de uma maneira que você não consegue avançar.
E não tem nada a ver com funções. Você pode saber as ditas “fórmulas avançadas” e ainda estar preso nestes erros básicos.
Talvez você não goste do Excel justamente porque tem a sensação de perder tempo quando usa ele. Enquanto que o propósito é justamente o contrário.
O Excel, assim como qualquer ferramenta, serve para potencializar a capacidade do profissional. Se essa ferramenta te trava, ou você deve aprendê-la, ou deve abandoná-la.
Como o Excel está presente em qualquer indústria, creio que a segunda opção é um desperdício.
Mas se você conseguir evitar os erros citados neste artigo, já vai começar a entender melhor a ferramenta e pode até descobrir sozinho como otimizar seu trabalho.
Ficou com alguma dúvida? Comente abaixo ou entre em contato comigo no Instagram. Estou sempre à disposição. Até a próxima.
