A comunicação é um dos pilares para o funcionamento de uma empresa. Afinal, é o que permite o fluxo das informações e a execução das atividades de maneira coordenada. Entretanto, uma grande parte dos problemas de uma empresa se dá justamente por falhas de comunicação.
Você já deve ter recebido um e-mail para alinhar algo mas que no fim deixou todo mundo mais confuso. Ou orientou alguém para fazer algo e a pessoa fez tudo errado. Tem ainda aquela clássica, a produção de um item que foi programada e quando chega na linha, está sendo feito outro item.
Por mais que pareçam problemas crônicos da empresa como um todo, a solução é algo mais pontual. Passa por cada um de nós. Porque isso?
Empresas são feitas de pessoas.
A empresa não se comunica, de fato. Quem utiliza a comunicação são as pessoas que trabalham naquele ambiente. Mesmo aqueles comunicados oficiais são escritos por alguém, seja o diretor, o dono ou o gestor da área.
Problemas de comunicação na verdade são problemas das pessoas e não das empresas. Por mais que os impactos sejam sentidos na organização como um todo, as falhas estão nas pequenas relações.
E estas falhas acontecem porque não sabemos nos comunicar.
Saber falar, ouvir, ler e escrever, são as bases da comunicação humana, que geralmente aprendemos lá nos primeiros anos de vida. Mas isso são apenas requisitos. A verdadeira comunicação está além.
O processo de comunicação.
Para entender melhor as falhas que ocorrem na comunicação, e assim podermos superá-las, devemos enxergar a comunicação como um processo. Neste processo, temos:
- o emissor, aquele de onde parte a mensagem
- o receptor, aquele ou aqueles aos quais a mensagem se destina
- o meio, que é o canal ou formato por onde a mensagem é transmitida.
Para que a comunicação seja eficiente, o emissor deve elaborar a mensagem de maneira personalizada, pensando sempre no entendimento do receptor, afinal este é o objetivo da comunicação. As pessoas precisam se entender.
E isso é totalmente influenciado pelo meio de transmissão. Não se escreve um e-mail da mesma forma que uma mensagem no whatsapp.
Não se conversa da mesma forma pessoalmente ou por uma videoconferência. Até mesmo em uma chamada online, se a câmera estiver ligada ou desligada, isso muda a maneira de conversar.
O grande problema da comunicação é o ruído.
Um rádio chiando, um vídeo sendo exibido na pior resolução, uma ligação em uma área sem rede. Todos são exemplos de ruídos, que te impedem de entender com clareza o que está acontecendo.
E isso é o que acontece na empresa, o tempo todo, quando estamos nos comunicando. Só que o ruído não é apenas algo físico, um barulho ou uma rede de Wi-fi instável. Os ruídos de comunicação acontecem a todo momento, principalmente quando ignoramos o receptor ou o meio antes de elaborar a mensagem.
Por exemplo, nas mensagens escritas. Sabe aquela vírgula ou ponto no lugar errado, que muda o sentido da frase? Ou o CAPS LOCK ATIVADO QUE FAZ PARECER QUE EU ESTOU GRITANDO. Isso é um ruído.
Certas palavras, mesmo faladas, podem levar a desconfortos, pois algumas pessoas não entendem ironias, ou sarcasmo. A linguagem ao se dirigir a um homem é diferente de uma mulher, assim como é diferente conversar com um amigo ou com alguém que acabou de conhecer.
Temos que ter cuidado com isso. As pessoas interpretam as coisas conforme sua própria experiência.
Existe uma frase que falam por ai: “Sou responsável pelo que eu digo, não pelo que você entende“.
No trabalho, não pode funcionar assim.
Algumas dicas
Para evitar ao máximo os ruídos, seguem algumas dicas que você pode seguir:
- Prefira o contato presencial: A comunicação pessoal não engloba apenas as palavras. Tom de voz, expressões faciais e gestual ajudam (e muito) no entendimento de uma mensagem.
- Comunique-se com clareza: Se alguém não entende o que você diz, isso pode penalizar o trabalho da pessoa e o seu também. Seja direto, claro e se possível, dê exemplos. Não se mantenha sujeito a interpretação.
- Tenha o controle de reuniões: reuniões são ótimas ferramentas para alinhamento com uma equipe, mas precisam ser direcionadas. Pessoas dispersas, fuga do tema e falta de objetivos claros são alguns dos motivos das pessoas saírem de uma reunião sem saber o que fazer.
- Evite atitudes agressivas: Coisas como dar uma ordem na frente de todos, ou copiar o chefe da pessoa para pressionar podem ser vistas como afronta e tirar o foco da mensagem.
- Evite o “telefone sem fio”: Se precisa que alguém faça algo, dirija-se diretamente à pessoa, não passe a mensagem por terceiros. A chance de haver um mal entendido é enorme.
Certamente existem diversas maneiras de melhorar nossa comunicação. E isso é importante tanto no trabalho quanto para nossas relações no geral. Neste caso, o aprendizado é eterno. Cada pessoa é diferente e a cada dia inventam novos meios de se comunicar.
Lembre-se que a comunicação é o que permite uma ação coordenada, conecta pessoas e integra processos. Dominar esta habilidade é um grande passo na busca por resultados e valorização.
