Do que as indústrias são feitas? De máquinas super automáticas e modernas? De ingredientes esperando para serem transformados em produtos? Podemos ate dizer que sim, mas isso sozinho não constitui uma empresa. Indústrias na verdade são feitas de processos!
São os processos que fazem as fábricas produzirem algo. Os ingredientes são as entradas, os produtos são as saídas e os equipamentos estão dentro das diversas etapas que temos.
Mas os processos não estão apenas nas linhas de produção. Solicitar a compra de um material, emitir um pedido, desenvolver um produto ou contratar um novo colaborador. Todas as rotinas diárias de uma empresa ou são ou estão inseridas dentro de um processo.
Empresas são uma interação de diversos processos em diversos setores. Se não houvessem processos, tudo seria o caos aleatório (se sua empresa está no modo randômico, talvez seja um sinal de que os processos estão fora de controle).
E independente de você se dar conta ou não, os processos estão ali. Afinal todos os dias as atividades são realizadas e mantém o negócio funcionando.
Saber da existência deles, e que fazemos parte de um ou mais processos é muito importante para que possamos mapear, medir e otimizar nosso trabalho.
Mapeamento de processos
No segundo artigo que publiquei no blog, eu expliquei o que são processos e como uma visão de processos pode ajudar a melhorar os resultados.
A evolução desta visão de processos é o mapeamento, que consiste em identificar cada fluxo de atividades para que possamos entendê-los. É mesmo um mapa, que mostra como as atividades ocorrem de maneira simples e direta.
Cada processo tem uma entrada e uma saída.
Vou exemplificar com a compra de um material. A entrada deste processo, ou o que inicia o fluxo geralmente é uma Requisição de compra (RC), um documento que deve ser emitido por quem precisa do material.
A saída deste processo é o que ele gera. No caso, o processo de compra só termina quando o material comprado chega na empresa. Neste meio, temos todas as aprovações e negociações.
Mapear este processo é descrever cada etapa, de forma ordenada e inclusive o que fazer caso o fluxo seja dividido.
Preferi dar um exemplo de fora da produção justamente para mostrar que os processos estão em toda a empresa, não só na produção. Quem gerou a requisição também seguiu um procedimento. Assim como o material comprado agora vai ser utilizado em outra atividade.
Ou seja, cada etapa e processo produz uma saída que poderá dar inicio a outro processo. É assim que a cadeia produtiva funciona.
Ao mapear os processos, entendemos de forma clara quais os participantes e recursos utilizados, e desta forma, podemos atuar na melhoria. E isso tem um método.
Hoje vamos aprender alguns dos pilares que ajudam no mapeamento, mas que servem para melhorar nossas entregas no dia-a-dia. Vamos a eles.
1. Identificação dos gargalos.
Gargalos são aquelas etapas que atrasam ou diminuem a qualidade e a performance da entrega.
Por exemplo, temos uma linha de envase de sucos, onde a máquina de envase é capaz de produzir 5.000 caixinhas por hora. Porém a bomba que envia o suco do silo para a máquina tem capacidade apenas para o volume de 4.000 caixinhas. A bomba é o gargalo da linha.
Ou seja, eu posso aumentar a eficiência do processo de envase redimensionando esta bomba e, dessa forma, eliminar o gargalo.
No mapeamento de processos, esta análise é realizada para cada atividade, a fim de eliminar as ineficiências.
Esta identificação de gargalos é perfeitamente aplicável a nós. É o mesmo que identificar nossas fraquezas (mas com franqueza ein!?). Você mesmo, ao fazer um estudo, pode ter muita facilidade em analisar os dados, mas demorar 3 dias para fazer um relatório que todos entendam.
Isso é normal. Não dá para ser bom em tudo. Mas ao fazer este exame em nós mesmos, já teremos uma lista de coisas a melhorar. E podemos focar naquela que é o maior gargalo no momento.
O que mais atrasa suas atividades? É não saber inglês? Não saber interpretar legislações? Não ter domínio do Excel? Será que não é hora de fazer um curso?
2. Definição dos clientes
Ao mapear um processo, uma das primeiras coisas que devem ser entendidas são os clientes daquela atividade. Cada atividade têm uma entrada e uma saída e estas saídas devem atender plenamente as condições do cliente.
A produção é cliente do almoxarifado, tal qual a expedição é cliente da produção. E todos são clientes da qualidade. Cada setor atende às demandas de outro e portanto é um cliente.
Assim como no mercado, que esperamos que o produto esteja no padrão que nos acostumamos, os clientes da nossa atividade esperam o mesmo.
E se tem algo que sabemos é que o cliente tem sempre razão. Por isso é importante mapear as etapas e seus clientes, justamente para entender quais as características que o resultado do processo deve ter.
Para nós é exatamente assim que funciona. Tudo que fazemos e entregamos é para alguém. Você sabe quem são os clientes do seu trabalho? É seu gerente? Ou são todas as pessoas que você lidera?
Saber quem é seu cliente é essencial para saber como melhor atendê-lo.
Lembre-se, clientes gostam de saber o que estão “comprando”. Do contrário eles procuram a concorrência.
3. Comunicação efetiva
O ponto-chave do mapeamento de processos é a comunicação. Justamente por isso, trata-se de um mapa. O mapa é uma ferramenta gráfica que pode nos guiar no fluxo correto.
Quanto mais confuso um mapa, mais tempo demoramos para alcançar o objetivo final. E aqui não é caça ao tesouro com aqueles mapas com charadas. O desenho do processo deve ser claro e objetivo.
Para o ser humano no geral, talvez a habilidade mais importante seja a comunicação. As relações ao longo do tempo e a evolução da sociedade passam muito pela maneira como nos expressamos. E para dar certo, a comunicação deve ser certeira.
Temos que ter em mente que existe:
- O que a gente fala e;
- O que as pessoas entendem.
Quanto pior a comunicação, maior a diferença entre os dois. Nosso objetivo deve ser que as pessoas entendam exatamente o que estamos falando.
Isso poupa esforços e evita enganos. Sabe aquele pedido que você fez para seu operador e que ele fez ao contrário. Será mesmo que ele entendeu o que você disse? Em uma posição onde o erro dele é sua responsabilidade (afinal você comanda a equipe) não é uma boa deixar margem para interpretação.
E aí, você já tinha ouvido falar do mapeamento de processos? E já exercita estes pilares na sua vida?
